Menu
NOR ENG
Alltid være sikker på å
finne gyldige dokument

Finner du ikke det du søker etter? Behov for internkontroll og dokumentstyring?

Det blir både vanskelig og tidskrevende å finne korrekt informasjon hvis man ikke har oversikt over informasjonsflyten i organisasjonen. Veldig mange bruker mye av sin arbeidstid til informasjonsleting. Hvis man klarer å redusere denne tidsbruken, vil arbeidsdagen bli mer effektiv og en vil få frigitt tid til kvalitetsforbedring og god tjenesteyting.

EQS Dokumentstyring er enkelt å ta i bruk og korrekt informasjon kan nås med få klikk. Mange av våre kunder som har brukere med relativt lav datakompetanse, rapporterer om økt aktivitet i registeringer, oppslag og kommentarer etter at EQS er tatt i bruk som verktøy. Programvaren oppfyller alle ISO-krav og er en god støtte i en sertifiseringsprosess. Det er full sporbarhet og historikk på alle dokumenter, med automatisk versjonskontroll.

EQS kan håndtere store mengder dokumenter i en logisk struktur. Systemet er egnet for alle typer dokumenter: Kvalitetsrelaterte dokumenter, prosedyrer, manualer, sjekklister, skjema, prosessbeskrivelser, HMS-håndbok, lovverk og annet samles i EQS. Dermed reduseres sårbarhet i forbindelse med utskifting av personell, og nye medarbeidere finner relevant informasjon på ett sted. Tekstdokumenter kan lages og redigeres i Word eller i det innebygde tekstverktøyet og presenteres som websider i EQS.

Få informasjonen du trenger – når du trenger den

Siden EQS er 100 % webbasert, blir informasjonen lett tilgjengelig for alle i organisasjonen. De ansatte er ikke avhengig av å sitte foran datamaskinen på kontoret for å få tak i informasjonen de trenger. De skal til enhver tid kunne søke opp informasjon de har tilgang til, uansett hvor de måtte befinne seg geografisk sett og uansett om de bruker mobil eller nettbrett. Tilgang styres av brukerens avdelingstilhørighet.

Støtte for implementering

Med modulen EQS Implementation kan man aktivere implementeringsstøtte for dokumenter og angi hvilke brukere, stillinger, roller og/eller enheter dette er relevant for. Hver enkelt bruker vil da få info fra EQS om hvilke dokumenter det kreves at de har lest og forstått.

Innhold fra EQS kan eksporteres

En kan definere eksportpakker med utvalgt innhold og publisere dette enten ved behov eller automatisk. Eksporten danner et frittstående nettsted, og innholdet kan publiseres på internett eller intranett eller formidles til tredjeparter som kunder, sertifiseringsorgan og samarbeidspartnere.

Bedre kundeservice, kvalitet og sikkerhet

Ved å strukturere informasjonen digitalt i EQS, får du oversikt og slipper å være usikker på om du har funnet siste gyldige versjon. Med EQS Dokumentstyring vil du også kunne svare hurtigere på kundehenvendelser da du alltid har tilgang til et sentralt digitalt arkiv med oppdatert og korrekt informasjon. All informasjon som normalt plasseres i dokumentets topp- og bunntekst som versjonsnummer, navn på godkjenner, gyldighet, enhetstilhørighet etc. håndteres automatisk. Valgfrie attributter kan tillegges dokumentet etter behov. Det at alle dokumenter produseres og arkiveres i ett og samme system bidrar til å effektivisere dokumentflyten. Bruk av dokumentstyring standardiserer måten å jobbe på og dokumenterer prosesser.

Besparelse av tid og penger

En undersøkelse referert i Fast Company Magazine viser at 6 uker i året går med til å søke etter dokument eller informasjon som ikke finnes. Det tilsvarer hele 8 timer hver uke. Ved bruk av EQS reduseres tidsforbruket ved dokumentforvaltning og informasjonssøk med 25-50 %. Du kan raskt finne ønsket informasjon direkte fra den aktuelle prosess.

 

Bestill demo

EQS Implementation gir ledere på ulike nivåer i organisasjonen muligheten til å følge implementering av prosedyrer i organisasjonen. Medarbeidere må kvittere for at de har lest og forstått viktige dokumenter og prosedyrer.

Noen ganger er det nok at en medarbeider bekrefter å ha lest og forstått et dokument. Andre ganger er det helt nødvendig å vite gjennom en spørsmålstest at en prosedyre er forstått:

Eksempel på implementeringstest

 

Bestill demo av EQS kvalitetssystem