Med skjemadesigneren kan du skape skreddersydd, digital verktøystøtte til flere av virksomhetens prosesser enn avviks- og risikobehandlingen.

Noen prosesser som regnskap og lønn krever selvsagt fagsystemer, men de fleste virksomheter har områder der registreringer og behandling skjer på e-post, manuelle skjema eller i Excel-ark. Oppfølging av revisjoner og tilsyn, dokumentasjon av vernerunder og kontroll av førstehjelpsutstyr er typiske eksempler, men som illustrasjonen viser har våre kunder laget EQS-skjema for et bredt spekter av bruksområder.

En kraftig skjemaeditor som gir stor frihet

For når du kjøper EQS Workflow, er det ikke noe avviksskjema i løsningen. I stedet får du en kraftig skjema- og saksgangseditor. Dette betyr at hver enkelt selv kan designe skjema som passer til virksomhetens behov. Noen ønsker en grundig kategorisering og årsaksanalyse, andre ønsker å beregne kostnader, registrere omfang av driftsstans eller vurdere risiko. I toppadministratorkurset som tilbys alle kunder, lærer man å lage skjema og dermed får man raskt et avviksskjema på plass. Extend har også maler tilgjengelig som man kan bruke som et utgangspunkt.

I forhold til mange andre løsninger på markedet gir dette en stor frihet. Vil du håndtere både HMS, produksjonsavvik og kundereklamasjoner i samme skjema? Kanskje forbedringsforslag også? Ikke noe problem. Ved hjelp av modulen EQS Dynamic skjules eller vises felter i skjemaene basert på brukerens valg. Først når du krysser av for at det er en HMS-hendelse, får du beskjed om å angi om det var personskade.

Du bestemmer saksgangen

Til et hvert skjema defineres en passende saksgang. Noen ganger er det behov for å opprette tiltak i forbindelse med behandlingen, kanskje det også er behov for flere behandlingstrinn. Andre ganger er det bare behov for en enkel datafangst for å få dokumentert det arbeidet eller den kontrollen som er utført. EQS støtter begge ytterlighetene. Når skjema og saksgang er ferdig utformet, er det tilgjengelig for bruk umiddelbart, både på pc, nettbrett og telefon, alt brukeren behøver er en nettleser.

Registreringer kan også gjøres offline

Er du et sted uten tilgang til internett, kan du med modulen EQS Offline få registrert meldinger likevel – og så sendes de når EQS får kontakt igjen. Slik kan du gjøre de nødvendige registreringer og kontroller der du er. EQS sørger for sporbarhet og styrer innsyn, samt varsler den som skal gjøre neste del av arbeidet. I samme øyeblikk som du trykker «Send», er registreringen også tilgjengelig i meldingsoversikten. Dette er et kraftig rapport/analyseverktøy der du kan man lage rapporter og diagram, foreta fritekstsøk i alle registreringer samt filtrere og gruppere innholdet basert på dato, ansvar, status, avdeling, innhold i skjemafelt og mye mer. Og selvsagt kan man eksportere til Excel, hvis man ikke er helt klar for å gi slipp på regneark enda.