Med EQS Project kan du lage dokumentlister og egendefinerte dokumentattributter

Hensikten med dokumentattributter er å kunne merke dokumenter med spesifikke tekster eller verdier som seinere kan brukes til å sortere og søke opp dokument på. I tillegg kan du også lage dokumentlister som kan f.eks brukes til å vise alle dokument innenfor en dokumentkategori, en enhet, godkjent i en periode eller med en angitt dokumentattributt. Det er modulen EQS Project i EQS som muliggjør dette.

EQS Project – merkelapper for dokument

Med bruk av denne funksjonaliteten kan man ha flere «merkelapper» på dokumentene for å f.eks. knytte de mot prosjektnummer, kunder, saksbehandlere, leverandører, sertifikatnummer osv. I tillegg har alle dokument i EQS noen faste systemattributter (informasjon om dokumentet) som f.eks: tittel, dokumentttpe, revisjon, dokumentstatus, godkjent, gyldig fra, revisjonsfrist, dokument-id, enheter, tilgjengelighet, dokumentkategorier, forfatter, dokumenteier, godkjent av, søkeord osv.

Dokumentattributter kan knyttes til både dokumentkategorier og dokumenttyper i EQS. En dokumentattributt kan være obligatorisk, noe som medfører at du ikke får godkjent dokumentet før man har fylt ut denne attributten. EQS project kan dermed benyttes til en alternativ måte å sortere dokumentene på. Det er mulig å hente ut dokumentattributtene i dokumentlister eller å vise innholdet direkte i dokument. Dokumentattributtene brukes både til å lage egendefinerte dokumentlister og ved dokument søk.

Dokumentlister og dokumentoversikt

I dokumentoversikten som finnes i EQS kan du få en oversikt over alle dokumenter som du har tilgang til. Der kan du bruke kriterier for alle metadatafelt et dokument har, samt tilpasse hvilke metadatakolonner som skal vises i søkeresultatet. Med EQS Project kan du lagre dette tilpassede søkeresultater  som en dokumentliste. Og en dokumentliste kan som sagt f.eks. vise alle dokumenter innen for en dokumentkategori, en enhet osv. Det er også mulig å sette inn en eller flere dokumentlister i et dokument.

Fleksibel sortering av dokument

Modulen EQS Project er utviklet for bl.a. å kunne bidra til bedre flyt av prosjektrelaterte dokumenter. Det er mulig å arkivere prosjektdokumenter i et eget prosjektarkiv, definere dokumentflyt og kontroll relatert til prosjekter. Du vil finne igjen definerte dokumentattributter og systemattributter ved å se på informasjonsbildet for hvert enkelt dokument. Dokumentattributtene brukes til å kunne merke dokument slik at det blir lett å søke opp dokumenter som f.eks. tilhører et bestemt prosjekt.

Klikk her for mer informasjon om dokumentstyring i EQS