NOR ENG

Finn riktig dokument -
raskt og enkelt

EQS Dokumentstyring er brukervennlig, oversiktlig og trygt.

Det blir både vanskelig og tidskrevende å finne korrekt informasjon hvis man ikke har oversikt over informasjonsflyten i virksomheten. Veldig mange bruker mye av sin arbeidstid til informasjonsleting. Hvis man klarer å redusere denne tidsbruken ved å bruke et system for dokumenthåndtering, vil arbeidsdagen bli mer effektiv og en vil få frigitt tid til kvalitetsforbedring og god tjenesteyting.

EQS Dokumentstyring er enkelt å ta i bruk og korrekt informasjon som f.eks. skriftelige rutiner, prosedyrer, instrukser, referater og andre typer dokumenter kan nås med få klikk. Programvaren oppfyller alle ISO-krav og er en god støtte i en sertifiseringsprosess. Det er full sporbarhet og historikk på alle dokumenter, med automatisk versjonskontroll. Dokumenter kan godkjennes, versjoneres, revideres og arkiveres i EQS. Dokumentstyring i EQS består av å opprette dokument, sende dokument til høring, godkjenning eller utfasing, eller å revidere det. Et dokument kan ha både en gyldig versjon som er tilgjengelig for sluttbrukerne, samt en annen versjon som er under utforming som det kan være mulig å finne gjennom dokumentsøk. Dokument som sendes til høring, godkjenning eller utfasing får evt. uttalelser knyttet til dokumentet.

Dokumentstyring for alle dokumenttyper

EQS kan håndtere store mengder dokumenter i en logisk struktur. Dokumentene kan organiseres i en mappestruktur som er tilpasset bedriftens behov og ønsker. Systemet er egnet for alle typer dokumenter som f.eks. prosedyrer, manualer, sjekklister, skjema, prosessbeskrivelser, HMS-håndbok og lovverk osv. Alle kvalitetsrelaterte dokumenter kan samles i EQS, og slik får virksomheten oversikt og kontroll på disse. Sårbarhet i forbindelse med utskifting av personell vil reduseres og nye medarbeidere kan finne relevant informasjon på ett sted. Det er mulig å legge inn både Excel, PDF, Word og andre kjente filformater i EQS. Tekstdokumenter kan lages og redigeres direkte i Word eller i den innebygde teksteditoren, og disse dokumentene kan lastes ned som PDF av sluttbrukeren om ønskelig.

En rekke opplysninger (metadata) vil bli knyttet til dokument som legges inn i EQS som f.eks:

Få informasjonen du trenger – når du trenger den

Siden EQS er 100 % webbasert, blir informasjonen lett tilgjengelig for alle i bedriften. De ansatte er ikke avhengig av å sitte foran datamaskinen på kontoret for å få tak i informasjonen de trenger. Ansatte skal til enhver tid kunne søke opp informasjon de har tilgang til, uansett hvor de måtte befinne seg geografisk sett og uansett om de bruker mobil eller nettbrett. Tilgang til innhold styres av brukerens avdelingstilhørighet i virksomheten.

Eksempel på implementeringstestStøtte for implementering

Med modulen EQS Implementation kan man aktivere implementeringsstøtte for dokumenter og angi hvilke brukere, stillinger, roller og/eller enheter dette er relevant for. Hver enkelt bruker vil da få info fra EQS om hvilke dokumenter det kreves at de har lest og forstått.

Innhold fra EQS kan eksporteres

En kan definere eksportpakker med utvalgt innhold og publisere dette enten ved behov eller automatisk. Eksporten danner et frittstående nettsted, og innholdet kan publiseres på internett eller intranett eller formidles til tredjeparter som kunder, sertifiseringsorgan og samarbeidspartnere.

Bedre kundeservice, kvalitet og sikkerhet

Ved å strukturere informasjonen digitalt i EQS, får du oversikt og slipper å være usikker på om du har funnet siste gyldige versjon. Med EQS Dokumentstyring vil du også kunne svare hurtigere på kundehenvendelser da du alltid har tilgang til et sentralt digitalt arkiv med oppdatert og korrekt informasjon. All informasjon som normalt plasseres i dokumentets topp- og bunntekst som versjonsnummer, navn på godkjenner, gyldighet, enhetstilhørighet etc. håndteres automatisk. Valgfrie attributter kan tillegges dokumentet etter behov. Det at alle dokumenter produseres og arkiveres i ett og samme system bidrar til å effektivisere dokumentflyten. Bruk av dokumentstyring standardiserer måten å jobbe på og dokumenterer prosesser.

Prosesskart som visualiserer og forenkler

Prosesskart gjør det enkelt å visualisere prosesser og knytte disse til relevante dokumenter og informasjon i og utenfor verktøyet. En prosessbeskrivelse kan knyttes til tekst, regneark, rutinebeskrivelser, skjema, statistikkrapporter, bilder eller andre elementer. Les mer om prosesskart i EQS her.

Bestill demo av EQS kvalitetssystem





Extends personvernerklæring Ja, jeg er kjent med Extend sin personvernerklæring og aksepterer denne

Relaterte saker

EQS-webinar

Webinar EQS 7.0

EQS-webinar: Vi har nå lansert EQS 7.0 med masse ny funksjonalitet.

Les mer

EQS v7.0

EQS 7.0 – ENDELIG ER DEN HER

Vi har nå lansert EQS 7.0 med masse ny funksjonalitet.

Les mer

online-kurs

EQS Online kurs

Extend tilbyr ulike online kurs, workshops med skreddersydd innhold og bedriftsinterne kurs online.

Les mer

Meld deg på vårt nyhetsbrev



Extends personvernerklæring Ja, jeg er kjent med Extend sin personvernerklæring og aksepterer denne