GDPR – klar for nye personvernregler?

Publisert 31. oktober 2017

GDPR er fire bokstaver som er mye omtalt i det siste. Bokstavene står for The General Data Protection Regulation og er EUs forordning for personvern som trer i kraft også i Norge fra mai 2018.

Alle virksomheter som behandler personopplysninger om egne ansatte, kunder, brukere eller andre må følge de nye reglene.

Bakgrunnen for endringene er behovet for å ha et regelverk for personvern som er i tråd med tiden og den teknologiske utviklingen. Regelverket vil gi virksomheter nye plikter og enkeltpersoner nye rettigheter. Det vil for eksempel stilles strengere krav til klare samtykker og flere virksomheter vil bli pålagt å ha et eget personvernombud.

Enkeltpersoner vil kunne kreve både å få tilgang til de personopplysningene de har gitt til en virksomhet, til å slette sine personopplysninger, men også at opplysningene blir overført til en annen tilbyder eller konkurrent.

Alle som behandler personopplysninger får et større ansvar for personvern, og det stiller store krav til hvordan personvern innføres som standard i alle deler av virksomheten. Alle virksomheter skal blant annet vurdere risiko og personvernkonsekvenser, og alle får nye krav til avvikshåndtering.

Med EQS som kvalitetssystem vil virksomheten være godt rustet til å følge opp de nye oppgavene som følger med personvernordningen. EQS har tilgangsstyring av dokumenter og meldinger og annet innhold, og ved hjelp av skjemaeditoren i EQS vil en kunne utvikle spesialtilpassede skjema for oppfølging. Det vil bli behov for nye prosedyrer, og hvis en bruker funksjonaliteten for implementering i EQS, kan en følge med på at ansatte har lest og forstått disse. I tillegg har EQS spesiell god funksjonalitet på risikohåndtering og avviksbehandling hvor virksomheten selv bestemmer saksgangen.

Det er åpnet for svært strenge sanksjoner for de som ikke følger regelverket. Manglende oppfølging av personvern kan bli kostbart både økonomisk og omdømmemessig. Samtidig åpner de nye reglene for å gjøre godt personvern til et konkurransefortrinn – og da er et godt kvalitetsverktøy en god start!